Vad kostar en årsredovisning?

OnlineReports ger full kontroll över rapporteringsprocessen, med färre externa led, lägre kostnader och en process som minimerar risken för fel. Samtidigt banas väg för en mer dynamisk kommunikation, bortom statiska PDF-arkiv. 

När ett noterat bolag budgeterar för årsredovisningen är det i regel byråarvodet som hamnar i kalkylen. Det är en naturlig utgångspunkt, eftersom det är den kostnad som syns på en faktura, men den ger bara en del av bilden. Den verkliga kostnaden består av flera led, både externa och interna, och är dessutom ofta fördelad över flera budgetar hos ekonomi, IR och kommunikation. Därför är det få bolag som har en tydlig uppfattning om vad rapporten kostar i sin helhet. 

Kostnaden följer produktionskedjan 

I en traditionell process vandrar innehållet genom en lång kedja av system och processer. Siffrorna tas fram i Excel, texten skrivs i Word, materialet sätts i InDesign, korrekturet hanteras i CtrlPrint och rapporten publiceras till sist som PDF. Flera av leden kräver externa resurser för sättning, korrektur och publicering, och varje överlämning mellan dem kostar antingen externa timmar eller intern väntan. 

Några poster brukar väga särskilt tungt. Tabeller och diagram byggs ofta om för hand av konsulter, och eftersom arbetet utgår från underlaget debiteras det på nytt varje gång siffrorna ändras. Sena ändringar blir dyra av samma skäl, eftersom även en mindre korrigering påverkar layouten när materialet väl är satt, och ändringen hamnar hos byrån i det skede där tidspressen är som störst. För bolag som rapporterar på flera språk tillkommer översättningen, inklusive den korrekturläsning som krävs för att säkerställa att siffrorna är identiska i alla språkversioner. 

Den interna tiden och arbetet som görs om varje år 

Till de externa kostnaderna kommer den interna tiden, som sällan räknas in eftersom den inte faktureras. Ekonomi-, IR- och kommunikationsteamen lägger ofta en betydande del av sin tid på avstämningar, layoutfrågor och logistik snarare än på innehåll, och det sker under bokslutsperioden när deras tid är som mest värdefull. 

Mest kostsamt över tid är ändå att design- och strukturarbetet görs om inför varje rapport. Upplägg, formgivning av uppslag och uppbyggnad av tabeller är arbete som ofta utförs och debiteras på nytt varje säsong, trots att resultatet till stora delar motsvarar föregående års. Det som rimligen borde vara en engångsinvestering blir på så sätt en återkommande kostnad. 

Hur OnlineReports förändrar kostnadsbilden 

OnlineReports samlar produktionen i en webbaserad plattform där rapporten skapas, granskas och publiceras i samma miljö, både som webbrapport och som PDF från samma innehåll. När flera led i kedjan försvinner, försvinner också en stor del av de externa kostnaderna. Bolagets grafiska profil är inbyggd i plattformen, vilket minskar beroendet av en byrå för sättning och layout. Tabeller och diagram  skapas och uppdateras automatiskt på alla språk via kopplingen till Excel och konsolideringssystemet, så konsulttimmarna för tabell- och grafhantering faller bort. Sena ändringar kan göras internt utan att layouten rubbas, och översättningsfilerna hanteras direkt i plattformen. Genom att rapporten klonas från föregående år och bygger på en färdig, återanvändbar mallstruktur elimineras det upprepade grundarbetet helt år från år. 

Redan under det första året, då strukturen etableras, landar kostnaden för våra kunder typiskt sett på omkring 80 procent av en traditionell byråprocess. Från år två, när rapporten klonas och mallstrukturen återanvänds, sjunker produktionskostnaden till omkring 40 procent – samtidigt som plattformslicensen helt ersätter behovet av CtrlPrint och InDesign. Räknat över tre rapportcykler blir den samlade kostnaden därmed drygt hälften av vad tre traditionella produktioner hade kostat. 

Utöver de direkta kostnaderna frigörs intern tid genom färre ställtider mellan moment, ett enhetligt format för text, tabeller och grafer samt variabler som minskar dubbelskrivningen. Hur arbetsflödet ser ut i praktiken har vi beskrivit i artikeln ”Så kortar ni tiden i årsredovisningsarbetet”. Eftersom rapporten dessutom publiceras i HTML blir den lättare att hitta och analysera för både sökmotorer och AI-verktyg. 

Att räkna på den egna rapporten 

Inför nästa rapportcykel kan det vara värt att ställa samman vad rapporten faktiskt kostade, och inte bara vad byråfakturan uppgick till. En rimlig utgångspunkt är att summera sättning och layout, konsulttimmar för tabeller och grafer, ändringar efter sättning och översättning inklusive korrektur, och därefter lägga till en uppskattning av de interna timmarna. För den som vill jämföra resultatet med en produktion i OnlineReports tar vi fram en kalkyl baserad på bolagets senaste rapport (där samma återanvändbara mallar och struktur även kan lägga grunden för en väsentligt effektivare delårsrapportering). 

Kontakta oss på info@onlinereports.se.